domingo, 3 de febrero de 2019
lunes, 5 de diciembre de 2016
jueves, 20 de octubre de 2016
CURSO DE EXCEL
Damos comienzo a una nueva entrega de video-tutoriales del Paquete de
Microsoft Office 2010. En este caso de uno de los programas más populares,
Excel 2010, y que nos permitirá trabajar con Hojas de Cálculo.
Nos hemos propuesto en esta oportunidad desarrollar el curso teniendo en
cuenta la posibilidad para el usuario de entender paso a paso las funciones del
programa, los recursos que se emplean para crear Tablas que pueden en unos
casos ser simples Listas, y en otros, Tablas que contengan operaciones
matemáticas básicas como Suma de cantidades.
También veremos otras operaciones como la Multiplicación o División por
ejemplo, pero sobre todo nos basaremos en la Suma, ya que trataremos de mostrar
la potencialidad del programa para aplicar de diferentes maneras las funciones
que caracteriza este programa.
Es necesario señalar que en este Curso Básico nos centraremos en la
creación de Listas, dar formatos a una Tabla y como ya lo dijimos, realizar
operaciones básicas. También aprenderemos como acceder a Funciones
(Financieras, Lógicas, Matemáticas, etc.) que por su complejidad y cantidad no
podremos abordar en este curso.
Cabe una aclaración a lo que respecta al contenido general. En
oportunidad de presentar Word 2010, en el mismo se ha desarrollado con amplitud
muchas de las herramientas que ahora no profundizaremos.
Esperamos que disfruten del tutorial.
Comenzamos con el
tutorial de Excel 2010. Con este programa podremos realizar hojas de cálculo,
crear gráficos y organizar datos de una manera sencilla y práctica.
Para abrir Excel 2010 deberemos primero pulsar el botón Iniciar, de la
parte inferior izquierda de la pantalla
.
Luego pulsamos la opción Todos los Programas y ubicamos en la columna
izquierda el icono de carpeta correspondiente a Microsoft Office.
Pulsamos en Microsoft Excel 2010 y así abriremos el programa.
Como podemos ver, la pantalla consta de una barra de herramientas
principal y de una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas;
donde realizaremos nuestro trabajo.
En la siguiente Lección describiremos la Interfaz, o sea, cada parte en
que está compuesta la ventana del programa.
Excel presenta cinco zonas o partes bien definidas. En la zona superior
encontraremos la Barra
de título, la que tiene a su izquierda el icono del programa para obtener
acciones en la ventana a la derecha de este botón encontraremos una Barra de acceso
directo.
Hacia el centro el Título del documento activo y hacia la derecha los
botones para Minimizar, Minimizar/Maximizar y Cerrar la ventana.
Nota: Ya vimos en el curso de Word 2010 como trabajar con los botones o
ventanas de forma más cómoda. Para entender mejor esta modalidad pueden
consultar en el enlace a continuación:
Por debajo de la Barra superior veremos Una Barra o Cinta de
Herramientas que contiene divididas en categorías con distintas pestañas: Archivo,
Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Acrobat.
Cada una tendrá a su vez una serie de Secciones desde las cuales
trabajaremos dependiendo las herramientas que necesitemos.
Esta Barra o Cinta podrá ser habilitada o deshabilitada para ampliar
nuestra área de trabajo en cualquier momento con pulsar en el botón.
Una zona Central constará de dos partes interrelacionadas. Por un lado
la hoja de cálculo central, compuesta de Filas y Columnas, y por otra de la
Barra de funciones.
Las operaciones o el ingreso de cualquier dato que realicemos en la Hoja
de cálculo lo veremos reflejado en esta barra.
Finalmente veremos la Barra de estado en la Barra inferior. Aquí cabe
destacar que tendremos hacia la derecha la herramienta Zoom que nos permitirá
agrandar o disminuir la vista de la Hoja según nuestra conveniencia.
Desarrollaremos este tema más adelante.
Al abrir Excel siempre nos
encontraremos con la pestaña de Inicio por defecto y hacia su izquierda
encontraremos Archivo resaltado en
Verde.
Pulsando allí nos encontraremos con todas aquellas funciones comunes a
la mayoría de programas como ser Guardar, Abrir, Cerrar, Nuevo, Imprimir, etc. Más otras
funciones propias de Excel Para este caso, y aun cuando no hemos realizado nada
en nuestro documento podremos Guardar el mismo.
Para ello hacemos click en el botón correspondiente, con lo cual nos
aparecerá un cuadro.
En la parte central nos encontraremos con una Columna hacia la izquierda
para navegar y decidir sobre la ubicación del documento a Guardar.
Desde cualquier parte que nos encontremos y abriendo cada carpeta
llegaremos al lugar donde guardaremos. En caso de que necesitemos crear una
carpeta para el destino final pulsamos el botón por encima de esta zona. Al
hacerlo nos creará la carpeta y a la vez nos permitirá agregar un nombre.
Luego de esto, con un enter o doble click ingresamos. Finalmente en el
campo Nombre
de archivo colocamos el nombre del futuro documento a crear. Dado que
crearemos una lista de empleados o Nómina, le asignamos ese nombre.
Veremos inmediatamente por debajo otros campos como Autores, Etiquetas y
Título que nos permitirán dar información accesoria al documento a
guardar. En este ejemplo, para Título le asignamos el nombre Empleados.
Para resumir en lo que respecta a lo más importante de este cuadro, al
desplegar Tipo, veremos que encontraremos diferentes formato de Guardar, y por
defecto encontraremos Libro de Excel, correspondiente a la extensión .xls
nativa o típica de este programa.
Pulsamos Guardar y así
tendremos debidamente guardado el archivo, el cual se verá reflejado luego en
la zona de título.
La hoja de cálculo
consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, la intersección de una
y otra componen las Celdas.
Veremos que al seleccionar una celda nos aparecerá en la Barra de
funciones y en el campo Cuadro de nombres, la definición de la celda elegida.
En este caso hemos elegido la columna A y la Fila 1, por lo que la Celda
corresponde a A1
Si ahora escribimos algo en esta, nos aparecerá tanto en la celda como
en el campo de la Barra de fórmulas.
De igual manera podremos cambiar lo escrito en la Celda como en la Barra
de fórmulas y los cambios se producirán automáticamente en ambas.
Tal como vimos en la Lección anterior, podremos Guardar lo que vayamos
incorporando yendo a la Pestaña Archivo y pulsar Guardar, o recurriendo a la
Barra de acceso rápido donde encontraremos el botón representado por el icono
correspondiente
De esta manera conseguiremos mayor rapidez y comodidad ante cada cambio
que consideremos necesario guardar.
La Barra de acceso
rápido nos permitirá acceder a funciones que utilizamos con frecuencia.
Por defecto nos encontraremos con las funciones de Guardar, Deshacer o
Rehacer dentro de ella.
Sin embargo podemos agregar los botones que nosotros consideramos que
utilizaremos más frecuentemente, es decir, podemos personalizarla.
Esto lo haremos al pulsar en el triángulo invertido que se encuentra en
el extremo derecho de la barra y desplegamos el menú.
Veremos que aparecerán tildadas las funciones activas. Si deseamos
incluir alguna más, solo la seleccionamos y hacemos click.
La función ahora la vemos en la Barra, pero de igual forma podremos
desactivarla, al desplegar nuevamente el menú, y al seleccionarla la
destildaremos con un click.
Dado que aquí encontramos funciones que son las más comunes, para
acceder a otras funciones deberemos hacer click en Más comandos...
En el centro encontraremos hacia la izquierda un campo con varias
funciones que podremos elegir y sumar a la columna derecha con el botón
Agregar. También podremos realizar esta misma acción haciendo doble click en la
función.
Si por cualquier cosa no estamos de acuerdo con la función agregada, la
podemos Quitar seleccionando las funciones de la columna derecha y pulsando el
botón correspondiente.
Una vez que estemos conformes, pulsamos Aceptar y nuestra Barra de
acceso rápido quedará personalizada.
La hoja de trabajo
en Excel tiene una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas en
el que podemos trabajar
Podremos movernos a través de la hoja de trabajo, con las flechitas del
tablero (hacia arriba, abajo, derecha o izquierda).
A medida que vamos escribiendo información tendremos dos posibilidades
para saltar a una columna o fila inmediata. al presionar enter en una celda
determinada podremos movilizarnos hacia otra.
Generalmente se tiene configurado que al dar enter salta a la celda de
abajo. Para saltar a la columna contigua, deberemos usar la tecla Tabulación,
que se encuentra encima de la tecla Bloquear Mayúsculas
Para el caso en que nos encontremos con Listas o Tablas de muchas Filas
y Columnas nos valdremos de las Barras Deslizantes para
desplazarnos.
Ajustes para Filas y Columnas
Ya hemos mostrado anteriormente como ingresar texto en una Celda y vimos
cómo se refleja la información en la Barra de fórmulas.
Dado que nos proponemos realizar una nómina de empleados crearemos una
tabla para tal efecto. Empezaremos por entender un poco más sobre cómo realizar
ajustes en las celdas cuando ingresamos datos.
Nos posicionamos en una celda cualquiera C4 y escribimos: Nombre del
Empleado. Nos desplazamos a la celda siguiente D4 y escribimos Departamento,
Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el tamaño
de la columna no es suficiente para mostrar esta información.
Sin embargo podemos ampliar el tamaño, para ello nos posicionamos en el
límite entre las dos columnas C y D. Nos aparecerá el cursor en forma de flecha
invertida con la cual podemos incrementar el tamaño en distintas direcciones.
Manteniendo
el botón izquierdo del ratón presionado arrastramos y así podremos ajustar el
tamaño de la celda como lo deseemos. Además tendremos un pequeño recuadro que nos
mostrará la medida de la columna.
Una vez decidido el tamaño de la columna, soltamos el botón izquierdo
del ratón y así en este ejemplo, tendremos la columna con un tamaño suficiente
para mostrar la información.
Repetimos el mismo procedimiento para ampliar o ajustar la celda en
todos los casos que lo necesite.
De igual manera podremos hacerlo con las Filas
Herramienta Zoom
En algunos casos deseamos ampliar o reducir la visualización de la Hoja.
En este caso por ejemplo tenemos una cantidad de columnas que sobrepasan la
parte visible de la hoja.
Excel nos facilita de forma sencilla el procedimiento para visualizar la
hoja de cálculo. Nos ubicamos en la parte inferior derecha y veremos un botón
deslizante de Zoom para cambiar
a gusto.
Llevando el cursor hacia la izquierda conseguiremos reducir la imagen,
con lo cual podremos ver todas las columnas pero con una letra más pequeña.
Otros usuarios que prefieren tener una panorámica más limitada pero que
la letra y números se vean más grandes.
Para cualquiera de estos casos podremos tener mayor control de la visualización
si nos dirigimos a la pestaña Vista de la Barra de Herramientas
Buscamos la opción Zoom, que se utiliza para ajustar el
tamaño de visualización de la hoja de trabajo.
Se abrirá un recuadro en el que se selecciona este tamaño, por ejemplo
podemos seleccionar distintos porcentajes, incluso alguno que consideremos
apropiado desde Personalizado.
Formato a la Tabla - Alinear y
aplicar Negrita
En las celdas pusimos los rubros: Nombre del Empleado; Departamento; y
Cargo. Y por debajo de ellos la nómina de empleados
Nos dispondremos a presentar nuestra nómina, como una tabla.
Centraremos
los rubros principales. Para ello nos posicionamos en la celda que
queremos centrar, en este caso la primera celda a centrar sería Nombre del
Empleado.
En la pestaña Inicio
de la Barra de herramientas y en la Sección Alineación encontraremos dos
formas de centrar: verticalmente y horizontalmente. Elegiremos para ambas la
opción Centrar
de Alineación.
Nota: Las otras formas
de alineación dependerá del tipo de trabajo que realicemos, pero estas son las
más comunes para el caso que presentamos. En el siguiente enlace hacia el final
de la Lección tendremos otras formas de aplicación para los otros casos:
Para centrar las celdas D2 y E2, esta vez lo haremos seleccionando ambos
rubros al hacer click y arrastrar hasta la celda para luego usar los botones
correspondientes a Centrar.
De esta forma tendremos nuestros atributos centrados.
Para poner en negrita las palabras "Nombre del empleado",
"Departamento" y "Cargo" realizamos la misma acción
seleccionando todas las celdas para luego pulsar Negrita (N) de la Sección Fuente de la pestaña
Inicio de la barra de herramientas.
Formato a la Tabla - Dibujar Bordes
Ahora que tenemos nuestra información de la nómina, con los atributos
centrados y marcados en negrita, aprenderemos como dibujar la tabla alrededor
de los datos que tenemos.
Sombreamos el área en la que marcaremos la tabla, es decir, toda la
información que hemos escrito.
Esto lo hacemos, ubicándonos en la celda a partir de la cual queremos
sombrear. En este caso la celda C2 y manteniendo el botón izquierdo del ratón
apretado, comenzamos a mover el ratón para abarcar toda la información
Una vez sombreada la información hasta la celda E12 en este caso,
buscamos un botón ubicado para dibujar bordes en la opción Fuente de la pestaña
Inicio de la barra de herramientas.
Elegimos la Opción Dibujar Bordes. Desplegamos la
ventana de opciones y al pulsar la flechita, veremos todas las alternativas que
se tienen para los bordes. En este caso escogeremos dibujar Todos los bordes.
De esta forma quedará nuestra nómina en forma de tabla con todos sus
bordes debidamente dibujados
Formato a la
Tabla - Ordenar Alfabéticamente e insertar Filas
Al ver la nómina nos percatamos que esta tiene desordenados los apellidos
por lo que para su mejor ubicación nos convendrá ordenarlos alfabéticamente.
Esto lo hacemos con dos pasos sencillos.
Seleccionamos los Nombres y nos dirigimos a la pestaña Datos y a la Sección
Ordenar y filtrar. Allí vemos dos botones para ordenar desde la A a la Z y al revés.
Pulsamos para este caso de la A a la Z.
Nos saldrá un cuadro de advertencia sobre la cantidad de datos
seleccionados que quedan sin hacerlo. Tildamos Continuar con la selección
actual y damos click en Aceptar.
Así tendremos ordenado debidamente.
Dado que podremos agregar más empleados en cualquier momento, en caso de
querer ingresar otro, vamos a proceder de la siguiente manera. El nuevo dato
corresponde a un nuevo empleado llamado Jiménez, Manuel.
Para ingresarlo en la posición exacta y conservar el orden alfabético,
nos posicionaremos en la fila posterior a donde queremos que este nombre se
coloque, seleccionando la fila completa o simplemente posicionando en una celda
de la fila.
Nos dirigimos a la pestaña Inicio y en la Sección Celda desplegamos
el menú de Insertar y elegimos Insertar filas de hoja.
Con esto conseguimos tener la fila y poder agregar los datos del nuevo
empleado.
Formato a la Tabla - Insertar
Columnas
Así como insertamos filas, también en Excel pueden insertarse columnas.
Si en la planilla que hemos venido trabajando se nos ha olvidado incluir
un nuevo parámetro de información sobre los empleados. Siendo este la edad, por
ejemplo, habrá que incluir una columna para poder ingresar estos datos.
Los pasos a seguir para insertar una columna son sencillos:
Nos posicionamos en el lugar donde queremos una nueva columna. En este
caso, la edad la pondremos al lado derecho del Nombre del empleado, es decir la
columna D.
Buscamos la opción Insertar de la barra
de herramientas del botón Inicio
Desplegamos el menú y seleccionamos Insertar columnas de
hoja. En nuestra hoja de trabajo se habrá insertado una nueva columna.
5. Escribimos el parámetro Edad y así luego podremos ingresar los datos
correspondientes a cada empleado. Luego ajustamos el ancho
de columna para que los datos estén mejor distribuidos.
Insertar y Eliminar Hojas
En Excel 2010 como en versiones anteriores, tendremos hasta tres hojas
de cálculo por defecto. Seleccionando con un click iremos pasando a través de
estas. En caso de necesitar agregar hojas, bastará con dirigirnos al botón que
se encuentra al final y hacer click allí con lo cual agregaremos otra.
De la misma forma que agregamos una hoja también será fácil quitarla.
Esto lo haremos de forma sencilla si hacemos click sobre la hoja elegida con el
botón derecho del ratón para desplegar el menú contextual.
Entre las opciones que vemos, elegiremos Eliminar. Al hacer click esta
quedará inmediatamente eliminada.
Solo nos resta colocarles el nombre a cada una de las hojas. De la misma
forma que lo hicimos anteriormente, desplegamos el Menú contextual. Esta vez
elegimos Cambiar nombre.
Inmediatamente nos habilitará para hacerlo y colocaremos en cada caso
una designación para cada hoja.
También en caso de ser necesario, podremos cambiar el lugar de las hojas
de manera rápida. Seleccionando y arrastrando hacia la nueva posición veremos
un triángulo invertido como señal de donde esta quedará ubicada.
Soltando, esta quedará en su nueva posición.
Formatos de
Fuente, ¿cómo cambiar el aspecto del texto y los números?
En esta lección aprenderemos a darle formato a los datos con los que
estamos trabajando en Excel.
Para cambiar
el tipo de fuente realizamos lo siguiente:
Sombreamos el área a la que queremos cambiar formato. Nos dirigimos
luego al menú desplegable fuentes donde encontraremos todas las fuentes que
tengamos en nuestro equipo.
Desplegamos el menú y seleccionamos el tipo de fuente que deseemos. a
medida que busquemos la fuente se verán reflejados los resultados
inmediatamente de modo que podemos elegir antes de aplicar definitivamente.
Nota: Las fuentes
que se encuentren en este menú dependerá de cada equipo, por lo que es muy
posible que no vea similitudes en lo que muestra el ejemplo que presentamos.
También podemos cambiar el tamaño de la fuente en el número
que aparece contiguo. Desplegamos el menú de opciones para seleccionar el nuevo
tamaño deseado, por ejemplo en este caso cambiaremos de un tamaño 11 a un 14.
Si también queremos cambiar el color de la fuente
sombreamos los datos a los que se les queremos cambiar el color. En este caso
elegimos los Rubros principales y así diferenciarlos del resto de los datos
ingresados o a ingresar.
Nos ubicamos en la celda Nombre del Empleado y manteniendo el botón
izquierdo del ratón apretado nos movemos para sombrear Edad, Departamento y
Cargo.
Buscamos en la barra de herramientas del botón de Inicio, Color de
fuente
Desplegamos el menú de opciones y seleccionamos el color deseado. En este caso
optaremos por un color Rojo
Una vez aplicado el color podremos resaltar aún más esta parte al pulsar
el botón
Negrita.
Formatos de Fuente
Vamos a preparar un presupuesto sencillo, con el que trabajaremos en las
siguientes lecciones.
En esta lección aplicaremos procedimientos aprendidos en lecciones
anteriores.
Vamos a tomar un presupuesto pequeño, en el que solo se establecerán los
datos para 5 rubros. Y se mostrará la información para los primeros cuatro
meses del año
Comenzamos por escribir el nombre de Presupuesto y los 5 rubros o
partidas que trabajaremos. Escribimos las cantidades presupuestadas en cada uno
de los rubros por estos cuatro meses
Para tener una mejor visualización de nuestra tabla, vamos a cambiar el
formato en algunas celdas- Pondremos en negrita la palabra Rubro y los meses.
Para ello sombreamos estas cinco celdas, que queremos cambiar formato.
Buscamos la opción negrita de la barra de herramientas y la pulsamos.
Vamos a cambiar el color del fondo para destacar aún mejor esta zona
superior. Las celdas por defecto tienen color blanco, el cual podemos cambiar.
Para ello sombreamos estas celdas, y buscamos en nuestra barra de
herramientas el botón Color de relleno, (que es el botón
en forma de cubeta)
Desplegamos el menú y seleccionamos el color deseado de relleno, en este
caso será el verde.
Ya tendremos nuestras celdas seleccionadas con relleno de color verde, y
así nuestra celda se verá mejor presentada al separar los títulos o parámetros
de los datos.
Alinear y
Ajustar en relación al ancho de una Celda
Si observamos nuestro presupuesto, hay dos rubros que no pueden leerse
completamente en la columna que se encuentran porque el espacio no es
suficiente por lo que la información aparece recortada en la columna a su
derecha.
Esto ya lo vimos anteriormente, y realizamos los ajustes ensanchando la
columna.
En este caso y sin tocar el ancho de la Columna y así dejar que el
nombre del Rubro sea el referente para los datos, lo que haremos es dar el
formato a la Celda, ampliando su alto.
Para ajustar exactamente al texto procederemos de esta manera
Nos posicionamos en la celda de Papelería y suministros de oficina,
pulsamos el botón derecho del ratón y luego seleccionamos Formato de celdas...
Nos desplegará un cuadro con varias pestañas para todos los ajustes que
se pueden realizar a una Celda.
Elegiremos para este caso Alineación. La primera parte
corresponde a la Alineación que ya vimos en lecciones anteriores. Esta vez
elegiremos la combinación para los ejes Horizontal y Vertical, desplegando en
el primero General o Izquierda.
En el caso del eje Vertical, Elegimos Superior.
La clave para que los datos de la Celda se ajusten a su ancho actual
dependerá que tildemos la casilla Ajustar texto.
Una vez hecho esto damos click en Aceptar.
Vemos entonces el resultado y procedemos a realizar el ajuste para las
celdas con igual inconveniente.
Aplicar formatos
- Dibujar bordes a Tabla, Formato a cantidades y Combinar Celdas
Seguiremos dando el formato de tabla a nuestro presupuesto, para mejorar
su presentación. Practiquemos nuevamente este proceso.
Sombreamos las celdas que conformarán la tabla, luego seleccionamos el
botón de la barra de herramientas que se utiliza para dibujar los Bordes de las
celdas y desplegamos las opciones.
En las opciones que se despliegan seleccionamos Todos los bordes, esto
dibujará los bordes a todas las celdas y en caso de querer imprimir en otro
momento la tabla se verá correctamente
Pasemos ahora a dar Formato de Cantidades
Si nos fijamos en nuestra tabla, las cantidades se encuentran sin
separador de miles ni decimales. Pero podemos dar este formato a las celdas.
Seleccionamos el área a la que queremos dar formato. En este caso las
cantidades.
Seleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del botón Inicio,
la opción para dar el estilo de miles o millares.
Así nuestra tabla quedará con las cantidades en miles con punto décimal
y la información visualizada.
Un paso más a realizar será Combinar Celdas. Vamos a unir
varias celdas de forma que tendremos una nueva celda más grande que ocupa
varias filas o columnas.
Si observamos el Título General para nuestra tabla es Presupuesto, el
cual podemos centrarlo en la presentación del mismo.
Sombreamos la celda donde se encuentra la palabra Presupuesto y las
demás celdas a continuación, en este caso desde la celda B2 hasta la celda F2.
Que son las celdas que queremos combinar para centrar la información.
2. Buscamos y seleccionamos el botón Combinar y centrar la
alineación de la barra de
herramientas
Al aplicar esto todas las Celdas seleccionadas se convertirán en una
sola
Operaciones con Sumas
Hola amigos de aulafacil.com veremos en esta oportunidad como realizar
una operación de suma en Excel, primordialmente Excel es una gran hoja de
cálculo, utilizada para realizar diferentes operaciones
matemáticas y financieras.
Es así que, como hoja de cálculo comprende diferentes funciones que poco
a poco iremos aprendiendo.
Son dos formas en las que puede realizarse la operación suma en Excel,
una utilizada principalmente cuando son rangos numéricos continuos, y la otra
en cualquier situación que se desee calcular una suma.
Tomemos el presupuesto preparado en lecciones anteriores. Si por ejemplo
quisiéramos sumar lo presupuestado en los cuatro meses para el Rubro Salarios,
haríamos lo siguiente:
Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el total de la
suma de estas cantidades.
Para que Excel reconozca una operación cualquiera, es utilizado el signo
igual. Este indica que un cálculo numérico se realizará en dicha celda.
Veamos también como nuestra barra de fórmulas identifica en esta celda
el signo igual.
Como queremos sumar lo presupuestado en enero, febrero, marzo y abril,
marcaremos estas cuatro celdas.
Luego de haber escrito el signo igual con el ratón nos ubicamos en la primera cantidad (correspondiente a enero) la marcamos y escribimos luego el signo más.
Luego de haber escrito el signo igual con el ratón nos ubicamos en la primera cantidad (correspondiente a enero) la marcamos y escribimos luego el signo más.
marcamos la segunda cantidad (posicionándonos nuevamente con el ratón) y
escribimos otro signo más, marcamos la tercera cantidad
Luego de marcar la tercera cantidad colocamos otro signo más, seguido de
la cuarta cantidad.
Veamos también la barra de fórmulas, como va mostrando todo lo que se
está realizando en la celda seleccionada:
Cuando se haya marcado la última celda a sumar, pulsamos Enter en el
teclado y así tendremos el resultado de la suma.
Importante: recordemos
que para marcar cada una de estas cantidades, debemos posicionarnos con el
ratón en cada una de las celdas a sumar. Podremos ver como cada una de estas
celdas se marca, formándose un borde de color alrededor de ella.
Operaciones con Sumas II
Ya vimos una de las formas en las que se suma en Excel, marcando las
celdas que se quieren sumar. En esta lección veremos cómo se suman rangos
numéricos, principalmente rangos continuos.
Nos posicionamos en la celda donde queremos presentar la suma de varias
cantidades. Nos dirigimos a la pestaña Fórmulas y en la Sección Biblioteca de
funciones pulsamos el botón Autosuma.
Una vez pulsada la función Autosuma, seleccionamos el rango que se desea
sumar. Las celdas seleccionadas se verán con la línea punteada intermitente.
Para sombrear recordemos que nos colocamos en la primera celda y
manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado nos vamos moviendo hacia la
izquierda hasta marcar todas las celdas a sumar.
Podremos ver cuál es el rango de datos que está sumando entre paréntesis
y separados por dos puntos que indica que comprende todos aquellos datos desde
la celda C5 hasta la celda F5
Una vez sombreado el rango, pulsamos Enter en el teclado. Ya tendremos
el resultado de la suma.
Así podemos ir totalizando para cada rubro, aplicando los pasos
anteriores.
Operaciones en
una Celda - Suma, Multiplicación, División y combinadas
Ya vimos cómo se suma un rango de datos en Excel, o cantidades
específicas ubicadas en celdas determinadas. También en Excel podemos hacer las
operaciones matemáticas básicas: sumar, restar, multiplicar y dividir. Deben cuidarse
las reglas o leyes de cada una de estas operaciones.
Para Sumar nos ubicamos
en la celda en la que queremos hacer la suma, escribimos el signo igual (=) y comenzamos a
escribir las cifras que queremos sumar.
Veamos la barra de fórmulas, que rastrea la información en la celda
Pulsamos Enter en el teclado, y ya estará totalizada nuestra suma
Vemos como la celda contiene la suma total, y la barra de fórmulas
muestra en detalle cada uno de los pasos.
Para la Multiplicación procedemos
igual colocando el signo igual (=) seguido de las cifras que queremos multiplicar
y pulsando el asterisco
(*) en el teclado numérico. Finalmente pulsamos Enter para obtener el
resultado.
Para la División es
exactamente el mismo procedimiento usando el signo de la barra
inclinada (/) al lado del
asterisco
En casos en que quisiésemos hacer operaciones combinadas, las leyes de
cálculo deberán cumplirse siempre en Excel. Por ejemplo si se desea realizar la
siguiente operación: sumar cuatro más cinco y sumarle el resultado de dividir
veinte entre cuatro. Es decir, 4+5+ el resultado de dividir 20 entre 4.
Primero se realiza la operación entre paréntesis para luego
terminar con el resto de las operaciones. Es decir, Al final tendríamos esta
operación: 4+5+5. El último 5 es el resultado de dividir 20 entre 4.
Y no olvidemos, Siempre veremos en la barra de formula la operación
realizada y en la celda el resultado.
Excel presenta una función importante que facilita manejar y trabajar
cuando tenemos muchos datos, que podemos repetir en otra celda. Esta es la
función de generación de lista. A medida que escribimos datos, Excel va
generando una lista a la cual se puede acceder y seleccionar en cualquier
momento. Veamos un ejemplo.
Hacemos
una lista de nombres cualquiera hacia abajo
Nos
ubicamos en la celda donde queremos colocar otro nombre
Pulsamos
el botón derecho del ratón y se desplegará un menú de opciones
Seleccionamos
la opción Elegir de la lista desplegable
Y se
desplega la lista de nombres que ya se han introducido
Seleccionamos el nombre de la lista que nos
aparece.
Al crear esta lista de datos Excel, cuando escribimos en una celda una
palabra que tiene las primeras letras iguales a una palabra de la lista.
Automáticamente aparecerá la palabra ya listada sombreada, para seleccionarla o
bien escribir otra nueva
Tal es el caso del nombre María que ya se ha escrito anteriormente. Pero
si por ejemplo queremos escribir el nombre Marta y como ya hemos escrito el
nombre María, que tiene las tres primeras letras iguales, automáticamente
aparecerá este nombre sombreado.
Pero como no es este nombre el que queremos escribir, terminamos de
digitar Marta.
Como vemos claramente esta función nos ayuda a agilizar nuestra tarea
Excel presenta muchas funciones pre-establecidas que son de
utilidad no solo para el cálculo sencillo de operaciones matemáticas, sino
también para operaciones estadísticas y financieras, entre otras.
Ya hemos visto una de las funciones, que es la Suma. En sus diferentes
opciones:
Listando los datos: = 3+3
Marcando las celdas: = D2+D3+D4
y utilizando la función Autosuma. Marcamos las celdas que deseamos
sumar y una más donde aparecerá el resultado y pulsamos el botón sumar:
Hemos visto en general las operaciones o funciones sencillas pero Excel
presenta una cantidad numerosa de funciones para distintos tipos de
operaciones. Si nos dirigimos a la pestaña Fórmulas veremos en la Biblioteca de
funciones varios botones que responden a distintas categorías como ser
Financieras, Lógicas, Texto, etc.
Tomemos el presupuesto que hemos trabajado en lecciones anteriores y
aplicaremos una de las tantas funciones de esta biblioteca
Si queremos saber cuál es la cantidad presupuestada promedio mensual por
rubro, realizamos lo siguiente:
Nos ubicamos en la celda que queremos el resultado. Escribimos la función Promedio (por debajo
nos aparecerá una ayuda contextual para ubicar la función)
Sombreamos el área de cálculo lo cual nos mostrará entre paréntesis las
celdas comprendidas
Pulsamos Enter y obtenemos el resultado que en este caso y dado que
tenemos la misma cantidad nos dará como Promedio el mismo número.
Aprenderemos en esta lección como insertar una función de las pre-establecidas en
Excel o que se usan con mayor asiduidad. Tomaremos como ejemplo la
función Contar, útil cuando son muchas las celdas y necesitamos saber el número
de elementos que tenemos en un listado o en una tabla.
Tenemos
dos formas de hacerlo: la primera es buscando esta opción entre las más usada o sugerida por el
programa. Nos ubicamos en la celda en la Pestaña Insertar. Nos posicionamos en
la celda donde queremos el resultado, y pulsamos el icono Insertar Función de
la barra de herramientas.
Se desplegarán algunas opciones que se encuentran sugeridas por el
programa o Usadas recientemente
En el cuadro Seleccionar una función encontraremos las más usadas.
Seleccionamos la función
Contar.
Se abrirá el cuadro de controles de esta función Contar
Sombreamos las celdas que deseamos contar, es decir todas las celdas del
1 al 5
Una vez hecho esto volveremos al cuadro anterior y aquellas celdas
elegidas se verán en el campo Valor 1. Pulsamos Enter en el teclado o pulsamos
Aceptar y ya tendremos el resultado.
la Segunda
Forma de hacerlo es la siguiente
Seleccionamos la función Contar del paquete de funciones Estadísticas,
ya que esta función pertenece a esta categoría.
Nos aparecerán nuevamente el cuadro Contar. Ahora solo resta seguir los
mismos pasos explicados anteriormente.
Excel al ser utilizado como una hoja de cálculo, su mecanismo es lógico
y ordenado. Por lo que facilita la creación de series alfanuméricas lógicas.
Por ejemplo, podemos crear la serie de meses del año escribiendo
solamente el primer mes. Veamos como hacerlo:
Escribimos en primer lugar Enero.
Seleccionamos la celda, nos ubicamos en el extremo inferior derecho
hasta que el cursor cambia a una cruz negra. pulsamos el botón izquierdo del
ratón y a medida que nos movemos hacia la derecha vemos que va creando el resto
de los meses.
De igual manera, Excel contempla la abreviación de meses. así que con
solo escribir las primeras tres letras podemos crear una serie de datos:
Igual situación encontramos con las Series Numéricas pero esta vez
las combinaciones deben hacerse entre dos celdas. Tomemos este ejemplo
Seleccionamos los dos primeros números de la serie. Manteniendo el botón
izquierdo del ratón nos movemos hacia la derecha hasta crear el número deseado
de la serie.
Al soltar el ratón ya se encontrarán los números: 3, 4 y 5 creados como
parte de esta pequeña serie de la misma forma que en el ejemplo anterior.
Si por otra parte colocamos un numero 5 y en la siguiente celda el 10,
la serie contendrá números que suman 5 a la vez.
Algo muy útil a la hora de simplificar relaciones y operaciones con un
conjunto de datos, es Establecer y nombrar el Rango de un grupo
de celdas determinadas, Para luego poder realizar funciones entre ellas, al
haberles adjudicado un nombre a las celdas.
Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las
ventas en un semestre de cuatro productos.
Sombreamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero
En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de fórmulas,
escribimos el nombre que pondremos al rango. Escribimos Febrero. Pulsamos Enter
en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos
De igual manera podemos hacer con los rubros de Martillos y Clavos y así
tener más rangos que utilizaremos luego para realizar operaciones conjuntas.
Otra forma de realizar esta función es a partir de la barra de
herramientas. Nos ubicamos en la pestaña Fórmulas de la barra de herramientas y
seleccionamos el icono Asignar nombre a un rango
Se abrirá un cuadro de controles donde nombramos el Rango y establecemos
el conjunto de datos que lo formarán
Asignamos un Nombre en el campo correspondiente, en este caso será para
el rubro Sierras. Seleccionamos el conjunto de datos que forman parte del
rango, esto lo realizamos sombreando en la hoja de trabajo las celdas
correspondientes
Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya tendremos nombrado el
Rango
En la lección anterior aprendimos como nombrar los rangos de datos, en
esta revisaremos como se realizan las funciones entre los rangos de una forma
fácil una vez han sido creados.
En este ejemplo contabilizaremos el Total de Ventas en Febrero
Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado de la suma total
de ventas de Febrero.
Escribimos en la celda el signo igual (=) para dar
inicio a la operación, seguidamente de la palabra Suma y el nombre
del rango Febrero entre paréntesis.
Pulsamos Enter en el teclado y ya encontraremos el total de la suma de
febrero, sin necesidad de otro tipo de operaciones.
También podremos Sumar o realizar otras funciones combinando Rangos. En
este caso tomaremos las Ventas Totales Semestrales de Martillos y Clavos
Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado, escribimos el signo igual (=) que muestra
operación en la celda, seguido de la palabra Suma y escribimos dentro de los
paréntesis, las palabras Martillos y Clavos separados por un punto y coma.
Notemos que las palabras Clavos y Martillos, se encuentran colocados
como el rango de datos o celdas a sumar a partir de la fórmula común:=Suma(nombre1;nombre2)
Damos Enter en el teclado y ya estará calculado el total de la suma de Clavos
y Martillos
Como vemos ya una vez creado los rangos de datos y nombrados, resulta
fácil insertar funciones sin necesidad de realizar una selección de celdas.
Además que puede ser realizada en cualquier parte de la hoja de trabajo, lo
único que debemos recordar es como nombramos nuestro rango.
Veremos a continuación las funciones de Cortar, Copiar y Pegar en Excel.
Sea que tengamos que Copiar o Cortar, el procedimiento para ambos casos son
similares, ya que tiene el propósito de tomar los datos usados para colocarlos
en el Portapapeles.
Nos ubicamos en la pestaña Inicio y seleccionamos los datos que queremosCortar o Copiar. En este caso solo
veremos la función de Copiar, para así entender mejor ambas funciones.
Nos dirigimos a la Sección Portapapeles y pulsamos el botón Copiar.
Vemos que aparece un recuadro con líneas intermitentes.
Una vez elegida la celda desde la cual pegaremos el contenido copiado
nos dirigimos al botón Pegar y desplegamos las opciones.
<p align="left" estilo49"=""
style="font-family: Verdana, Arial, Helvetica, sans-serif; color: rgb(0,
0, 255); font-: medium;">Veremos varias formas de pegar.
A medida que nos desplacemos por cada una veremos su modalidad y la
misma se verá reflejada en la zona de pegado que hayamos elegido.
Las distintas formas de pegado estarán divididas por categorías como
Pegar, Pegar valores y Otras opciones de pegado.
Cada caso dependerá de los propósitos que busquemos. Al hacer click en
algunas de ellas quedará pegado.
En caso de no usar la función y veamos que queda el recuadro de líneas
intermitentes, con pulsar la tecla Escape, se quitará el área seleccionada.
Ya vimos anteriormente una de las funciones especiales llamada Autocompletar para el caso
de los meses del año y las series numéricas que pusimos de ejemplo. En este
caso veremos la función
Autorelleno. Nos valdremos de la tabla Presupuesto donde tenemos los distintos
Rubros y necesitamos agregar un nuevo resumen de cada Rubro para el próximo
mes.
Seleccionamos toda la columna del último mes y nos dirigimos al borde
inferior derecho en el cual el cursor cambia su forma a una cruz negra.
Hacemos click y arrastramos hacia la derecha y veremos que en la próxima
columna nos aparece el nuevo mes indicado.
Al soltar nos encontraremos con la copia de todos los valores
correspondiente al mes anterior. Veremos también un botón que nos aparece por
debajo el cual podremos desplegar. Al hacerlo, veremos las distintas formas que
puede adoptar la columna. Repasamos cada una de ellas.
Finalmente optamos por Rellenar meses. Ahora para completar la
información agregamos los valores para cada Rubro y tendremos el nuevo mes con
sus totales contabilizados ya que además se ha copiado la función
Suma de los Totales.
En Excel también pueden copiarse los datos de otra forma, en la que no
solamente copiamos los datos sino también el formato, fórmula y lo que
estuviera ligado a la celda a copiar.
Veremos como Copiar Fórmulas. Tenemos dos columnas de números, y
deseamos tener en la tercera columna la multiplicación de las dos cifras de las
columnas contiguas.
En vez de realizar la multiplicación las veces que sea requerido,
podemos copiar a partir de la fórmula escrita una sola vez. Para copiar fórmulas
seguimos los siguientes pasos:
Nos ubicamos en la celda donde queremos el resultado de la
multiplicación.
Escribimos la fórmula de las cifras que queremos multiplicar
reemplazando los dos puntos por el signo de la multiplicación en el teclado
correspondiente al asterisco.
Una vez tenemos el resultado ubicado en la columna C2 para este ejemplo.
Con el cursor nos ubicamos en la parte inferior derecha de la celda que vamos a
copiar y arrastramos hacia abajo hasta donde queremos calcular la multiplicación
del resto de números para las columnas A y B y al soltar obtendremos el
resultado inmediatamente.
Si por ejemplo nos ubicamos en la celda C4, podemos ver que se encuentra
la fórmula que se ha copiado.
Veamos otro ejemplo de copiar fórmulas:
Ahora deseamos multiplicar las cifras de la columna A con la columna B y
el resultado sumarlo con la columna C
Escribimos la operación total que realizaremos en la columna D.
Una vez teniendo el resultado, para copiar la fórmula, con el cursor en
la parte inferior derecha de la celda comenzamos a arrastrar el ratón hacia
abajo hasta donde deseamos tener la operación.
Soltamos el ratón y tendremos los valores ya calculados.
Si vemos en el ejemplo estamos copiando una fórmula que realiza una
operación con las cifras de las columnas y filas correspondientes a donde nos
ubicamos.
Pero si por ejemplo, deseáramos multiplicar columna A por la columna B y
a este resultado sumarle el valor de la celda C2, es decir el número 4.
Deberíamos de poner fija esta celda en la operación.
Escribimos la operación en la primera celda donde queremos el resultado,
y para fijar la ceda C2, utilizamos el signo de $ para fijar
cada uno de los atributos. Es decir para fijar columna y fila.
Luego arrastramos la fórmula hacia abajo, hasta donde queremos la
operación. Soltamos el ratón y tendremos los resultados de la operación.
Manteniendo fija la cifra de la celda C2.
Si nos ubicamos en una de las celdas, por ejemplo D4, veremos la fórmula
que está detrás donde efectivamente la celda C2 es fija.
Excel 2010 presenta una herramienta útil a la hora de realizar gráficos
para mejorar la presentación de
la información.
la información.
La opción
de Gráficos se encuentra en la pestaña correspondiente a Insertar, de la barra
de herramientas.
Y presenta una amplia gama de gráficos. Para crear uno Sombreamos los
datos a graficar (en este caso solo utilizaremos dos rubros para simplificar la
explicación)
Seleccionamos el tipo de gráfico que deseamos,
en el ejemplo escogeremos Columna. Pulsamos y se abrirán las opciones correspondientes
al tipo de gráfico Columna. Seleccionamos alguno apropiado.
El Gráfico aparecerá en nuestra hoja de trabajo con la información que
hemos seleccionado.
Como vemos es un gráfico en el que donde se presentan los meses en el
eje horizontal y las ventas en valores monetarios, en el eje vertical. Las
columnas en dos colores representan los dos productos de interés
correspondientes a Martillos en azul y Clavos en rojo.
Hemos creado un gráfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la
presentación, colocándole un título y nombre a los ejes coordenados.
Una vez que hemos creado un gráfico, se abre en la barra de herramientas
tres pestañas que comprenden las funciones específicas para edición y formato
de un gráfico. Correspondientes a Herramientas de gráficos.
Para colocar un título por ejemplo, Buscamos en la barra de herramientas
de gráficos, la sección correspondiente a Etiquetas. Seleccionamos y
pulsamos Título
de gráfico y al desplegar el menú elegimos Encima del gráfico.
En el gráfico de la hoja de trabajo aparecerá un rectángulo denominado
Título del gráfico, donde escribiremos el nombre. Escribimos el Título del
gráfico, siendo para el ejemplo Ventas
Hemos creado en la lección anterior un gráfico de columnas de la
información de las ventas de martillos y clavos en los meses de enero a abril.
Aprendimos también como escribir el título del gráfico. En esta lección
aprenderemos unas cosas más.
Nos posicionamos sobre el gráfico y dentro de la Pestaña Presentación
seleccionamos Rótulos
del eje,2) Se desplegarán las
opciones. Primero seleccionamos Título del eje horizontal primario y allí nos
aparecerá Título bajo el eje.
La seleccionamos.
Nos aparecerá un cuadro llamado "Título del eje" y en el campo
de Funciones colocaremos Meses.
Luego pulsamos nuevamente Rótulos del eje y seleccionamos Título de eje vertical
primario
Esta vez elegimos Título girado. En el gráfico aparecerá un rectángulo
en el eje de las coordenadas que dirá Título del eje.
Escribiremos en este rectángulo el signo de dólar o pesos "$Pesos", que es lo que
esta representando el eje
En caso de querer modificar el tipo de gráfico, nos posicionamos sobre
él y buscamos en la pestaña Diseño el icono Cambiar tipo de
gráfico.
Nos aparecerá un cuadro para utilizar diferentes opciones de Gráficos.
En este caso cambiaremos a uno de Línea, que nos permitirá reconocer la
evolución de las ventas en el tiempo con mayor claridad.
Excel también presenta funciones que facilitan la opción de borrar o eliminar
celdas, filas y columnas. Si deseamos eliminar una fila completa de nuestra
hoja de trabajo, podemos realizarlo de dos formas.
En la primera de estas, Nos ubicamos en una de las celdas que pertenecen
a la fila que deseamos eliminar. Por ejemplo si queremos borrar la fila 10, nos
posicionamos en la celda A10
Buscamos en la Pestaña Inicio y la Sección Celdas, el botón Eliminar. Se abrirá un menú
desplegable de las opciones que podemos eliminar: celdas,
filas, columnas, hoja. En este caso del ejemplo
seleccionamos Eliminar filas de hoja y ya se habrá borrado de nuestra hoja de
trabajo el contenido de la fila 10.
Para la Segunda Forma Seleccionamos de una sola vez toda la fila. nos
posicionamos con el ratón sobre el número de la fila y pulsamos el botón
derecho del ratón.
Si nos fijamos toda la fila 10 en el ejemplo ha sido seleccionada, no
solo una celda en particular. Buscamos del menú emergente el botón Eliminar y
al pulsarlo conseguiremos el mismo resultado que el método anterior.
Para borrar las columnas, seguimos el mismo procedimiento en cualquiera
de las dos formas descriptas. Seleccionando la Columna y al pulsar el botón
Eliminar, veremos que podremos usar la opción Eliminar columnas de hoja.
Nota: como podemos
apreciar, siempre que se seleccione una columna entera nos deshabilitará la
opción de eliminar una fila. De igual modo sucedería al seleccionar una fila
entera.
Desde Excel podemos crear organigramas sin salir de esta aplicación. Los
organigramas sirven sobre todo para crear una serie de datos relacionados entre
sí. En este ejemplo veremos como confeccionar la Organización jerárquica de una
Empresa. Para ello llevamos a cabo el siguiente proceso:
Nos ubicamos en la pestaña Insertar y seleccionamos el botón SmartArt
Una vez pulsado el botón SmartArt, se despliega un menú de opciones de
todas las formas que acá se encuentran. Tendremos tres columnas. La izquierda
con todas las categorías disponibles, la central los ejemplos gráficos y a la
derecha una miniatura con su descripción.
Seleccionamos la categoría Jerarquía que
corresponde a la elaboración de organigramas y luego seleccionamos el tipo de
gráfico de jerarquía que queremos una vez seleccionado, se habrá creado en la
hoja de trabajo el tipo de organigrama que hemos escogido.
Ahora debemos agregar la información Introduciendo en cada campo y
reemplazando la palabra Texto. Si fuese necesario se puede cambiar el formato
de la letra, y otros ajustes como el tamaño.
De todas formas, a medida que ingresemos la información el tamaño se irá
adecuando a los límites del cuadro por defecto.
Hemos ingresado la información de una Organización básica en una
empresa.
Podemos modificar el organigrama que ya hemos aprendido a crear en la
lección anterior.
Por ejemplo si queremos aumentar un cuadro más que depende del Gerente,
realizamos lo siguiente:
Nos ubicamos en el rectángulo de la posición de Gerente y pulsamos el
botón derecho del ratón, para desplegar el menú de opciones.
Seleccionamos Agregar forma, seguido de la alternativa
Agregar forma debajo, pues es el nivel que deseamos crear.
Se habrá creado en nuestro organigrama un rectángulo más bajo el Gerente
General y Asistente, el cual vendría a ser un nivel inferior inmediato al resto
de los demás.
En el nuevo cuadro creado escribimos Gerente de Compras.
Si deseamos incrementar un nivel más, indicando los Vendedores que
dependen del Gerente de Ventas, deberemos en este caso situarnos en el cuadro
respectivo y realizar la misma operación explicada anteriormente.
En el caso de querer colocar un cuadro en el nivel inmediatamente
inferior al de Gerente, como podría ser la tarea de un Consultor, tendremos que
elegir la opción Agregar asistente.
En este caso completamos el cuadro renombrándolo como Consultor.
También podremos elegir entre una opción de un nivel superior al de
Gerente, como podría ser el de Gerente General, por lo que deberemos elegir
entre las opciones Agregar forma superior.
Completamos así el Organigrama o podremos seguir adjudicando nuevos
niveles de inserción.
Nota: Es posible
que en algunos casos necesitemos dar un tamaño nuevo a determinados cuadros que
se creen, por lo que si notamos que uno de estos al crearlo no aparece bien, lo
corregiremos desde la pestaña Inicio y Tamaño de
fuente.
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